productividad en el trabajo, cubículos de oficina

Tenía pendiente ver el vídeo en TEDxMidwest ¿Por qué no no se trabaja en el trabajo? de Jason Fried, que nuestro  colaborador David Blay nos recomendaba en su artículo “¿Y cómo co… trabajo por objetivos?”.

Durante buena parte de mi vida laboral por cuenta ajena, he tenido la sensación de desaprovechar muchas horas de la jornada laboral para acabar llevándome trabajo a casa que me impedía disfrutar de mi tiempo libre. He experimentado con gran cargo de conciencia y frustración este hábito que a raíz de ver el vídeo este vídeo ¿Por qué no se trabaja en el trabajo?, de Jason Fried, he descubierto que no me pasa solo a mí y que además no soy la causa del problema. Este vídeo explica el por qué de la improductividad en la oficina y termina con tres sugerencias de mejora. 

¿Dónde te gusta ir para terminar algo?

Jason Fried ha planteado a mucha gente esta pregunta: ¿Dónde te gustaría ir para terminar algo, para rematar una tarea o terminar un proyecto? Según cuenta en el vídeo, hay tres tipos de respuestas:

  • un lugar, ubicación o sala, por ejemplo, la terraza, la cocina, una habitación extra en la casa, el sótano, una cafetería, la biblioteca…
  • un objeto en movimiento: un tren, un avión, el coche…
  • algún momento: camino al trabajo, mientras me ducho…

Su conclusión es que no importa tanto el lugar como que sea muy temprano por la mañana o muy tarde por la noche o incluso en fin de semana. Pero rara vez la gente responde en la oficina. Y sin embargo las empresas se empeñan en obligarnos a trabajar en sus instalaciones en vez de estar más abiertos a otras modalidades como el teletrabajo.

Interrupciones en la oficina

En la oficina, se sustituye la jornada laboral por momentos de trabajo. Jason Fried dice que cuando atravesamos la puerta de la oficina es como si entráramos en una trituradora. “15 minutos por aquí, otros 30 por allá separados por interrupciones, 20 minutos más, el almuerzo, alguien te pregunta algo… y sin darnos cuenta llega la hora de salir. Miras atrás en el día y compruebas que no has terminado nada. Fui a reuniones, hice llamadas, pero no puedo borrar ni una tarea de mi lista”.

Para hacer algo se necesitan largos periodos de tiempo sin interrupciones, algo que escasea en la oficina, por eso la gente prefiere abordar ciertos proyectos en casa o llegar el primero a la oficina o  salir el último, para aprovechar de esos tiempos solo en los que no te interrumpe nadie.

Jason Fried distingue con gran acierto dos tipos de interrupciones:

  • Las voluntarias, que son las que preocupan a los jefes, tanto cuando teletrabajamos (la televisión, el sofá, el frigorífico…) como cuando estamos en la oficina (el mail, internet, whatsapp, las redes sociales… hasta el punto de llegar a prohibirlas). Sin embargo todas estas interrupciones son voluntarias, nosotros podemos decidir cuándo las hacemos, sin interrumpir nuestros momentos del día, y aplazarlas cuando estamos concentrados.
  • Las involuntarias: una reunión, un comentario de tu jefe, una pregunta de un compañero, una llamada de teléfono de un cliente… ¿Con cuántas de estas interrupciones tenemos que lidiar cada día?

Jefes y reuniones: enemigos de la productividad

Los jefes y las reuniones son las peores interrupciones para Jason Fried, ellos son los verdaderos enemigos de la productividad. En todos los lugares citados por la gente para terminar algo no hay ni jefes ni reuniones.

Según Jason Fried, el trabajo de los jefes consiste principalmente en interrumpir a los trabajadores para comprobar qué tal llevan el trabajo que se les ha asignado. “Como el jefe no lo hace, necesita asegurarse de que los otros lo hacen”.

Escuchando este fragmento del vídeo me han venido a la mente infinidad de reuniones con distintos jefes, e incluso compañeros, en las que entrabas ilusionada a exponer el trabajo avanzado y salías con mucho más trabajo y con la sensación de no haber sabido transmitir los avance hechos. ¡Qué fácil es criticar el esfuerzo y trabajo ajeno!

“Las reuniones son tóxicas, venenosas, terribles… durante la jornada laboral”. Así las define Jason Fried en el vídeo. Las reuniones suelen ser más largas y multitudinarias de lo necesario y se convierten en una importante interrupción para muchos de sus participantes ya que es poco probable que a todos les venga bien a la vez. De hecho, algo que he experimentado muchas veces y que me ponía negra era estar esperando para tener una reunión convocada que se iba retrasando en muchos casos hasta terminar cancelándose porque la otra persona tenía que terminar algo.

Respecto a las reuniones multitudinarias, recuerdo con horror una de brainstorming que tuvimos en una de las agencias que trabajé. Ante la inmediatez con la que se nos exigía preparar una propuesta para un concurso creativo, nos reunimos todo el equipo (unas 10 personas) durante todo el día (y no exagero). A las 22:30 se levantó la sesión. Mi familia, a la que había mandado infinidad de mensajes durante la reunión, me esperaban en casa para cenar. Sin embargo yo, todavía tenía que montar parte del power point, con las ideas que habían salido de la reunión, para presentarlo al día siguiente.

Como señala Jason Fried, aquella no fue una reunión agotadora y tremendamente improductiva de 10 horas, sino una reunión de 100 horas, porque éramos 10 personas, que difícilmente amortizaríamos aunque ganáramos el cliente.

Sugerencias para ser más productivos en la oficina

El vídeo ¿Por qué no se trabaja en el trabajo? de Jason Fried termina con estas tres sugerencias de mejora:

  • Al igual que en muchas empresas existe el Casual friday, Jason Fried propone algo que en más de una ocasión pensé: crear el Jueves silencioso, un día o una tarde al mes en la que esté prohibido hablar con el otro. Con seguridad ese día crecerá la productividad en la oficina y se acabará haciendo con más frecuencia. “Cuatro horas sin interrupciones son el mejor regalo que alguien puede hacer a otra persona”.
  • Pasar de una comunicación y colaboración activa (cara a cara) a modelos de comunicación más pasivos, como usar más el correo electrónico y mensajería instantánea. Hay quien dice que estos sistemas distraen, pero lo hacen cuando nosotros decidimos, siguiendo nuestro propio horario. Hay muy pocas cosas realmente urgentes que tengan que ser respondidas al instante. “Puedes desconectar el mail pero no puedes desconectar al jefe”.
  • Por último, Jason Fried sugiere cancelar las reuniones.


 

Foto: wikipedia

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Periodista de formación, y experta en social media y marketing de contenidos por profesión. Le mueve la convicción personal de que otra forma de organizar el mundo laboral es posible, situando en el centro a las personas.

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