Esta sección pretende agrupar esquemas, trucos y aprendizajes para gestionar de forma eficaz el tiempo. Muchas serán aplicables desde el minuto cero y a otras podrá llevar más tiempo habituarse. Lo que si es importante es estar cómodo y sacar esos minutos para dedicar a ese proyecto paralelo, a salir a hacer deporte, a aprender un idioma o simplemente a pasar más tiempo con los que queremos (y necesitan jugar y vernos como modelo de referencia y…)
¿Cómo utilizamos nuestro tiempo?
Como primer paso hay que ser consciente de cómo se nos va el día, es decir, en qué gastamos nuestro tiempo. La jornada o reparto de tiempo ideal de 8 horas de descanso, 8 horas de trabajo y 8 horas de formación no se cumple, de hecho, nos pasamos más horas yendo al trabajo y volviendo, las comidas, quedarse a terminar algo más… es decir, fácilmente pasamos casi el 50% de la jornada trabajando, ya sea fuera o dentro de casa (tareas domésticas), en esos momentos en los que esperamos transportes, esperamos a que nos desbloqueen una tarea, esperamos al teléfono, aparcamos… estamos aburridos, es decir… hay que hacerlo, se pasa y listo, lo peor de esto es que si sumamos todos estos momentos llegan a ser un 15% del tiempo del día (esto duele). Si puedes irte pronto a la cama posiblemente un 25% del tiempo lo estés gastando en descansar y el resto (un 10%) en hacer cosas que realmente te divierten. Tendríamos 2,4 horas al día de diversión o por lo menos de hacer cosas que nos satisfagan.
¿Cómo nos gustaría que fuera el día? Seguro que nos gustaría que nos diese tiempo a hacer todo, mejor dicho, toooooooodo lo que queremos hacer. Pues bien, como el tiempo del día lo tenemos limitado a 24 horas, aquí es donde entra la gestión eficaz del tiempo.
y…¿cómo empiezo?
La gestión eficaz del tiempo nos permitirá sacar esa hora de más o incluso más para empezar a movernos en cuanto a conciliación con nuestra vida y con nosotros mismos se refiere.
Planificación
Lo ideal es planificar las tareas que se van a realizar desde el día anterior o desde el comienzo del día y planificar sólo 4 o 5 horas de trabajo ya que el resto hasta completar la jornada siempre surge por otros lados.
Pensar y ejecutar van por separado
Separa pensar y ejecutar, es decir, para pensar mejor y para poder ejecutar más rápido intenta separar totalmente la planificación de la ejecución de modo que puedas separar y ejecutar actividades en la que no haya que pensar mucho más rápidamente.
Mantén el mismo contexto
Intenta mantener el mismo contexto a lo largo del día, ya que los cambios de contexto/cliente/tarea suelen ser improductivos y lanzarnos a la procrastinación.
Respeta y haz respetar tu tiempo
Debes ser consciente de que tu tiempo cuesta 1000€ por hora, de modo que además de respetar tu tiempo, debes hacerlo respetar del mismo modo.
Di no al multitasking
Deja el multitasking, es una mentira, mata tu foco, cambia el contexto y no haces bien nada. Es mejor centrarte en terminar una tarea y seguir con otra según hayas planificado anteriormente que estar haciendo 3 cosas a la vez, ya que además de no poder efectuar varias tareas los contínuos cambios de foco generarán estrés mientras que las tareas terminadas sin multitasking te animarán a realizar el resto de tareas.
Comienza a mover la rueda
Trabajar es lo mejor para seguir trabajando, de modo que comienza con tareas cortas que te impulsen hacia las tareas más importantes del día para que las comiences con fuerzas y con perspectiva.
Hacer es mejor que la perfección, es decir, trabaja iterativamente, comienza la tarea y mejórala si puedes en otra tanda. Las condiciones para hacer la tarea de forma perfecta posiblemente no se den nunca y necesitas terminar la tarea.
Ponte plazos para ser más productivo
Tener más horas por delante para realizar un trabajo no necesariamente significa mayor productividad, posiblemente se produce el efecto contrario. Echa un vistazo a nuestra iniciativa #salantesdecurrar. Ponte deadlines, tiempo final para entregar ese trabajo, de modo que te motive a terminar ya que siempre somos mucho más productivos si nos ponemos un plazo o un tiempo limitado con el impulso que nos da el terminar la tarea dentro de ese plazo.
Crea tu propia rutina de trabajo
Dentro de la jornada es importante también entrar en ese estado en el que aprovechas el tiempo y eres muy productivo. Sabes que eso no siempre es posible, pero si comienzas una rutina favorable y la sigues tu cuerpo se adaptará y sin darte cuenta verás cómo encuentras o entras en más momentos productivos.
Aún así, no te preocupes, es normal que haya días en los que no puedas o no tengas ánimo para trabajar, así como otros aguantas 10 horas seguidas. Aprovecha el momento con foco y si no relájate, pero intenta seguir una rutina para que esos momentos foco sean mayores.
Para que no tengas problemas posturales y para que tu productividad no migre a procrastinación, divide las tareas largas en espacios de 1 hora para que no tengas la sensación de que todo debe estar hecho a la vez, si no que vayas poniendo los peldaños uno a uno para que la escalera llegue hasta el final de la tarea.
Haz primero las tareas de mayor impacto
La planificación como he comentado antes nos sirve de guía dentro de la jornada, el saber que es lo que tenemos que hacer en el día también hace que sepamos qué es lo que va a tener un mayor impacto y por lo tanto lo que deberíamos abordar primero dentro de nuestra lista de tareas.
También ten cuidado a la hora de hacer esa planificación/selección de tareas, ya que a la hora de planificar, las tareas número 2 suelen tener la misma importancia por lo que necesitas saber realmente adónde te va a llevar cada tarea.
Agrupa los roba-tiempos
Siempre hay roba-tiempos como los emails, las reuniones, las llamadas… pero está en tu mano (por lo menos los mails y las llamadas) agruparlas para no partir bloques productivos en pequeños bloque improductivos en los que no se hace nada. Por otro lado, las reuniones importantes deben planificarse para la mañana, ya que no te van a dejar pensar en otra cosa y por lo tanto todo el tiempo que tengas por delante será tiempo malgastado.
y también… Descansa
En cuestión de procrastinar/descansar hazlo entre sprints largos de trabajo y, si tienes algo en mente que quieres ver/revisar cuando estás haciendo alguna tarea, anotaló y deja que desocupe tu mente para volver a ello en cuanto termines la tarea que tenías entre manos.
Este es el comienzo de una serie de artículos para ayudar a gestionar eficazmente el tiempo en el que más adelante nos centraremos en casos específicos dentro de empresa, emprendedores, madres y familias que emprenden, nuevas formas de trabajo y todo ello en pro de que la conciliación sea posible y toda persona pueda encontrar un buen equilibrio entre su vida y su trabajo.
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